Er du erhvervsdrivende, så er du underlagt bogføringslovens bestemmelser. Det gælder både i personlig drevet og selskabsdrevet virksomhed. Jeg støder ofte på reklamer for bogføringsprogrammer, der overflødiggør bogføringsbureauet og minimerer revisionsregningen. Forholder det sig nu sådant?
Der er ingen tvivl om, at IT-systemernes brugervenlighed og funktionalitet hele tiden udvikles og bliver mere intuitive. Moduler kan tilkobles efter behov, der en god sikring af registreringerne og sammenhængen mellem disse. Der er en meget positiv udvikling indenfor disse systemer og forretningsgangene kan optimeres.
Opfylder systemerne kravene til bogføringsloven?
Der er et utal af gode IT-systemer på markedet, som lever op til bogføringsloven krav, men de opfylder jo kun en del af lovens mange bestemmelser. Jeg anbefaler helt klart brug af et standard IT-system, som kan anskaffes/lejes til en overkommelig pris, da det dækker en god del af lovens krav. Bogføringslovens bestemmelser er faktisk ret omfattende, og der er meget, som IT-systemerne ikke dækker. Det afhænger i stor grad af virksomhedens omfang og kompleksitet.
Kravene omkring beskrivelse af processerne, afstemningerne og bilagskrav løses ikke med IT systemerne alene. Derfor skal man ikke forvente, at IT-systemerne kan eliminere behovet for den traditionelle bogholder og dermed give en større besparelse.
Bogholder, bureau eller selvansættelse?
Det er en god ide og standard at bruge det dobbelte bogholderis principper til registrering af virksomhedens transaktioner. Det kan for den ikke regnskabskyndige være svært at se logikken i det dobbelte bogholderis princip. Det kræver uddannelse og erfaring at mestre dette ”debet/ kredit” sprog.
Løsningen kan være ansættelse af en bogholder, hvilket økonomisk kan være en fordel, når omfanget er tilstrækkelig til at holde en sådan aktiveret. En anden løsning kan være revisoren eller dennes erhvervsservice. Revisoren er underlagt mange regler og omfattende dokumentation. Typisk har revisor et andet fokus end bogføring.
Ofte ses det i mindre virksomheder, at ejeren selv eller en medhjælpende ægtefælle varetager bogføringen. Dette kan jeg kun anbefale, hvis den fornødne kompetence er tilstede, ellers er der ofte ingen økonomisk fordel ved dette. Det tager fokus fra kerneforretningen, da en time brugt på bogføring, er en time som ikke bliver brugt på udviklingen af virksomheden.
Større sikkerhed med et bureau
Derfor mener jeg, at bogføringsbureauet stadig har stor berettigelse til trods for udviklingen indenfor IT-systemerne. Et professionelt bogføringsbureau med kompetencer og erfaring udover den rene bogføringsydelse kan udover sikring af bogføringslovens bestemmelser tilføje værdifuld rådgivning om tilrettelæggelse af virksomhedens administration.
Bureauerne er konkurrencedygtige i forhold til revisorerne, og sammenholder man med egen ansættelse af bogholder, er det også ofte tilfældet. Her er det vigtigt at huske alle de skjulte omkostninger ved egen ansættelse.
Der er stor forskel på kvaliteten af den ydelse der leveres af bogføringsbureauerne. Jeg anbefaler, at man bruger et bureau, som har medarbejdere med en stor regnskabsmæssig erfaring. Det sikrer en effektiv overdragelse til revisor.
